RESUMEN 13 : CONSTRUCCIÓN DEL SISTEMA

CONSTRUCCION DE SISTEMAS

UN NUEVO SISTEMA DE LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS PARA GALLETASDE GIRL SCOUTS

Las galletas Peanut Butter Petites, Caramel DeLites y Thin Mints de Girl Scouts ha tenido un éxito de ventas y son favoritos de los estadounidenses, el cual las ventas de estas últimas constituyen las principales fuentes de fondos para esta organización. Por ello Girl scouts vende tantas galletas que sus pedidos anuales se han convertido en un gran reto. El levantamiento de pedidos de galletas se basa en mucho esfuerzo administrativo, durante el periodo de ventas más altas anotaban sus ventas en una tarjeta de periodo individual y al terminar la entregaba a la líder de la tropa. Esta última transfería la información a un formulario que constaba de cinco partes y lo entregaba a una voluntaria de la comunidad que clasificaba los pedidos; de ahí los datos de los pedidos pasaban a las oficinas centrales de un consejo regional, donde se conjugaban los pedidos finales para el fabricante ABC Cookies, además de levantar los pedidos, las voluntarias y las integrantes de la tropa Girl Scouts tenían que coordinar la entrega de galletas del fabricante a los almacenes regionales, a los sitios de descargas locales, a cada exploradora y a los clientes mismos.

El trabajo administrativo se había vuelto abrumador, había muchas oportunidades para cometer errores, debidos a las columnas incorporadas, a los múltiples precios por cajas y a los cálculos que tenían que realizar diferentes personas, todo en la fecha límite. El Patriots´Trail Council intento construir un sistema computarizado utilizando herramientas de desarrollo de aplicaciones y de administración de bases de datos Microsoft Access que costaría 25 000 dólares y habría tomado de tres a cuatro meses para poner a funcionar el sistema era demasiado tiempo, complejo y caro para Girl Scouts, luego de asesorarse con los consultores en administración Dovetail Associates, el consejo selecciono QUICK BASE For Corporate Workgroup  de Intuit Quick Base es un servicio de software alojado en la web para pequeñas empresas y grupos de trabajos corporativos, es adecuado para construir aplicaciones de bases de datos sencillas con bastante rapidez y no requiere de mucha capacitación para usarse, Quick Base se puede personalizar y está diseñado para recopilar, organizar y compartir  datos entre equipos que se encuentren en muchos lugares distintos, con este software solo tomo dos meses la construcción prueba e implementación de todo el sistema, la solución de Quick Base elimina el trabajo administrativo y los errores de cálculo, al proporcionar un origen de datos central libre de obstáculos para todo el consejo, junto a la facilidad de ingresar pedidos de galletas en línea a través de la web. También ha eliminado el papeleo administrativo en más de 90% los errores y disminuido el 50% el tiempo invertido por los voluntarios. El sistema anterior tardaba dos meses en contar los pedidos y determinar que exploradoras debían ser recompensadas por vender más galletas. Ahora este tiempo se redujo en 48 horas. El nuevo sistema redujo la cantidad de tiempo, esfuerzo y errores en el proceso de levantamiento de pedidos de galletas. La dirección de Girl Scouts tuvo que diseñar un nuevo proceso de levantamiento de pedidos de galletas y manejar la transición de los viejos procesos de levantamiento manual de pedidos de galletas al nuevo sistema.

13.1 SISTEMA COMO CAMBIO ORGANIZACIONAL PLANEADO

            Es un cambio de organización planeado la construcción de un nuevo sistema de información, el introducir un nuevo sistema de información implica bastante, más que hardware y software nuevos. Al diseñar un nuevo sistema de información, se está rediseñando la organización.

A)   DESARROLLO DE SISTEMAS Y CAMBIO ORGANIZACIONAL

La tecnología de información hace posible cuatro tipos de cambio organizacional estructural:

1.    Automatización:

Es la forma más común de cambio organizacional:                                                  Ayudan a los empleados a realizar sus tareas con mayor eficiencia y efectividad.                                                                                                                            Facilita en el Cálculo de sueldos y registros de nómina:                                 Tenemos como unos de los primeros ejemplos de automatización el cálculo de sueldos y registro de nómina, el acceso instantáneo por parte de cajero de bancos a los archivos de depósito del cliente y el desarrollo de una red de terminales de reservación de aerolíneas a nivel nacional para apoyar a los agentes de reservaciones.                                                                                                                  

2.    Estructuración:

Es la agilización de procedimientos operativos estandarizados. Un sistema de información es eficiente no solo porque utiliza la tecnología de computo sino también porque su diseño permite que la organización opere de manera eficiente.

Ejemplo el nuevo sistema de pedidos de galletas Girl Scouts tenía que contar con códigos de identificación estándar para cada tipo de galleta y cada tropa y reglas estándar para ingresar los pedidos en línea

3.    Reingeniería  de procesos de negocio:

Es un tipo más poderoso de cambio organizacional, en ella se analizan, simplifican y rediseñan los procesos de negocio.                                                                               Con la Tecnología de Información  las organizaciones pueden replantear y agilizar sus procesos de negocios para mejorar la velocidad, el servicio y la calidad.                                                                                                                     Reorganiza los flujos de trabajo, combinando los pasos para reducir las pérdidas y eliminar tareas repetitivas.

Ejemplo: de reingeniería de procesos de negocios es el procesamiento sin facturación de Ford Motor Company, el cual redujo 75% el personal del área de cuentas por pagar de Norteamérica, Ford rediseño su proceso de cuentas por pagar, instituyendo un sistema mucho más práctico para poder liquidar el pedido y esta cuenta por pagar lo envíe al proveedor.

4.    Cambio de paradigma:

Es una forma más radical de cambio de negocio,  Implica replantear la naturaleza del negocio, definir un nuevo modelo de negocios y con frecuencia cambiar la naturaleza misma de la organización. Aquí unos ejemplos de cambio de paradigma:

EL CAMBIO ORGANIZACIONAL CONLLEVA RIESGOS Y RECOMPENSAS

B)   REINGENIRIA DE PROCESOS DE NEGOCIOS

Si las organizaciones replantean y rediseñan sus procesos de negocios antes de construir sistemas de información, pueden obtener rendimientos bastante significativos de sus inversiones en tecnología de información, veamos a continuación el cambio de la industria de hipotecas de casas en Estados Unidos, el proceso de solicitud de una hipoteca de casa tomaba de 6 a 8 semanas y tenía un costo aprox de 3000 dólares, los principales bancos hipotecarios han rediseñado el proceso de solicitud de una hipoteca para trabajar el costo de 1000 dólares y a una semana aprox el tiempo para obtener una hipoteca. Los bancos han reemplazado el enfoque secuencial de escritorio a escritorio por un enfoque más rápido de “cedula de trabajo”  o en equipo, ahora los autores del préstamo en el campo introducen la solicitud de hipoteca directamente en computadoras portátiles. El software revisa la transacción de la solicitud para asegurarse de que toda la información este correcta y completa, para apoyar el nuevo proceso de solicitud de hipotecas, los bancos han implementado software de implementación de flujo de trabajo y documentos. El proceso de agilización de los procedimientos de negocio para que los documentos se puedan mover fácil y eficazmente se llama administración de flujo de trabajo.

LECTURA N°2

REDISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE PEQUEÑAS EMPRESAS

La Small Business administration (SBA) es una organización gubernamental que proporciona financiamiento y asesoría a los empresarios y poseedores de propiedades en Estados Unidos, después de un desastre o perturbación económica, la institución ofrece préstamos con bajos intereses subsidiados por los contribuyentes  a empresas y propietarios de casas, la SBA administra los préstamos a través de su oficina  de Asistencia para desastres (ODA). Tenían oficinas con su respectiva tecnología de información con personal que se encargaba del trabajo administrativo y la dirección que se manejaba hasta el 2004 el proceso de solicitud se manejaba en un papel, y el único sistema que contaban era el Sistema Automatizado de Control de Prestamos (ALCS)el cual era poco confiable el sistema funcionaba de la siguiente manera una vez que la Agencia Federal para la Administración de Emergencias (FEMA) declaraba un desastre, los funcionarios de la SBA enviaban solicitudes por correo a las víctimas que les requerían y recibían las solicitudes, las solicitudes se enviaban a la oficina regional para ingresar los datos ALCS y se generaba un archivo en papel, luego se preparaba a mano un archivo en papel un informe de crédito para las empresas y se revisaban otros sistemas internos de la SBA, estos archivos se enviaba al departamento de Verificación de Perdidas y a un inspector de propiedades y una vez de inspeccionar la propiedad para luego enviarlos a un funcionario de préstamos. Quien tomaba la decisión final acerca del otorgamiento del préstamo, y pasaba mucho tiempo durante el cual se perdían archivos el cual ocasionaban retrasos mayores. En el 2004 la SBA consolido sus oficinas uniendo todas en un solo punto de concentración, esto dio a las antiguas oficinas para realizar otras tareas del SBA. Para acelerar el proceso de recopilación de datos y reducir los errores y el trabajo, la SBA adquirió Tablets PC´s Protege M200 de Toshiba y una aplicación personalizada de Java que ayudo a los inspectores a realizar sus labores y así podían trabajar con la misma base de datos y poder ingresar desde cualquier punto de ubicación con la única condición q existir la señal de Wi-fiy sincronizarse con la base de datos anteriormente el sistema recibía 100 solicitudes diarias actualmente con este sistemas recibe 8000 al día, y primordialmente no requiere de tanta gente para extraer un registro cuando quiera y donde quiera que se necesite, En el futuro la SBA visualiza reducir aún más los costos a través dela implementación de aplicaciones de autoservicios. En lugar de que las víctimas se acerquen a las oficinas y rellenan la solicitud en papel lo podrán hacer vía internet.

1.    PASOS PARA LOGRAR UN REINGENIRIA EFECTIVA

Una de las decisiones más importantes que debe tomar una empresa es no determinar cómo utilizar los sistemas de información para mejorar los proceso de negocio, Las empresas están conformadas por cientos, en ocasiones miles de procesos de negocios. ¿Cómo puede decidir cuales necesitan cambiarse y cuales se podrían beneficiar realmente de los sistemas de información?

Procesos de negocio:

Proceso N°1

Los directivos tendrán que decidir cuales procesos requieren mejorarse y cuales tienen la prioridad más alta, esta decisión resulta considerar 2 situaciones:

§  Análisis estratégico: Identificación de procesos de negocios que son más importantes para el éxito de la empresa.

§  Puntos de aflicción: Identificación de los procesos que producen la mayor parte de quejas de fabricantes, clientes, etc.

Proceso N°2

En el segundo proceso, las empresas se ocupan de identificar las actividades.

§  Identificar las entradas y salidas de un proceso de negocios.

§  Identificar  flujo de productos y/o servicios

§  Identificar red de actividades y las holguras en el proceso.

§  Identificar todos los recursos.

§  Identificar estructura y el flujo de información.

§  Identificar los propietarios del proceso.

§  Identificar Actores de los procesos y los encargados de la toma de decisiones.

Proceso N°3

 Una vez que las empresas identifican y describen el proceso existente, el siguiente paso es comprender cuánto cuesta el proceso y el tiempo que se requiere para realizarlo.

§  Costo del Proceso 

§  Tiempo del proceso

§  Calidad del proceso

§  Flexibilidad del proceso

Principios utilizados por los diseñadores de procesos de negocios           :

§  Remplazar los pasos secuenciales del proceso con pasos paralelos

§  Enriquecer los puesto de trabajo incrementando la autoridad para la

toma de decisiones y concentrar la información

§  Permitir la compartición de información entre los participantes

§  Eliminar holguras

§  Transformar el procesamiento por lotes y la toma de decisiones en

§  Automatizar las tareas de toma de decisiones donde sea posible.

C)   MEJORA DE PROCESOS: ADMINISTRACION DE PROCESOS DE NEGOCIOS, ADMINISTRACION DE LA CALIDAD TOTAL Y SEIS SIGMA

La administración de procesos de negocios y los programas de mejora de la calidad ofrecen oportunidades para realizar tipos de cambio de procesos de negocio más incrementales y continuos.

1.    ADMINISTRACION DE LOS PROCESOS DE NEGOCIOS (BPM):

Es un esfuerzo para ayudar a las empresas a manejar los cambios en los procesos que se requieren en muchas áreas del negocio. Existen varios métodos y herramientas cuyo propósito es ayudar a una empresa a revisar y optimizar sus procesos de negocio de manera continua. El objetivo de la BPM es permitir a las organizaciones realizar mejoras continuas a muchos procesos de negocios y utilizar los procesos como elementos fundamentales para los sistemas de información corporativos. La BPM incluye

§  Administración del flujo de trabajo

§  Notación de modelado de los procesos de negocio

§  Medición y administración de la calidad

§  Administración del cambio

§  Herramientas para modelar los procesos de negocios

Las empresas que practican la administración de procesos de negocios utilizan herramientas de mapeo de procesos para identificar y documentar los procesos existentes y para crear modelos de procesos mejorados que después se puedan traducir en sistemas de software. La BPM también incluye vigilancia y análisis de proceso, las empresas necesitan verificar que se haya mejorado el desempeño de procesos y miden el impacto de los cambio en los procesos mediante indicadores clave del desempeño de los negocios.

Ejemplo: National Grid, un distribuidor de electricidad y gas en el noreste de Estados Unidos, utilizo últimos BPM  Suite para mejorar su proceso de venta de los bienes que ya no utiliza, como equipo de oficina, vehículos y materiales. El proceso de la recuperación de la inversión de la empresa no había sido bien documentado o ejecutado con eficiencia. National Gird recurrió al software para simplificar su flujo de trabajo y dar seguimiento a estas ventas, incrementando la eficiencia y reduciendo los errores.

2.    ADMINISTRACION DE LA CALIDAD TOTAL Y SEIS SIGMA

La administración de la calidad es otra área de mejora continua de los procesos, la mayoría de las compañías están cambiando sus procesos de negocios con el fin de mejorar la calidad sus productos, servicios y operaciones. La gran mayoría están usando el concepto de la calidad total (TQM) para hacer que la calidad sea responsable de todas las personas y funciones dentro de una organización.

Otro concepto de calidad que está cobrando un amplio uso es Seis Sigma, SEIS SIGMA es una medida especifica de calidad, que representa 3.4 defectos partes por millón. La mayoría de las compañías no puede lograr este nivel de calidad pero utilizan seis sigma como una meta para implementar un conjunto de metodologías y técnicas para mejorar la calidad y reducir los costos.

3.    COMO APOYAN LOS SISTEMAS DE INFORMACION LAS MEJORAS DE LA CALIDAD

La TQM y Seis Sigma son más graduales que la reingeniería de procesos de negocios. La TQM  se enfoca en hacer una serie de mejoras en lugar de drásticas explosiones de cambios. Seis sigma usa las herramientas de análisis estadístico para descubrir las faltas en la ejecución de un proceso existente y hacer ajustes menores, los procesos de deben rediseñar totalmente. Los seis temas de información pueden lograr ayudar sus metas de calidad ayudando a simplificar procesos para así cumplir estándares de benchmarking.

El benchmarking consiste en establecer  estándares  estrictos para productos, servicios y otras actividades, luego medir el desempeño de estos estándares.

13.2. VISIÓN GLOBAL DEL DESARROLLO DE SISTEMAS

Un nuevo sistema de información se construye como una solución para uno o varios problemas que se esté enfrentando la organización.

Desarrollo de sistemas son las actividades involucradas en la generación de una solución de sistemas de información para un problema organizacional o una oportunidad.

Desarrollo De Sistemas; consiste en una solución estructurada para un problema mediante distintas actividades.

Conforman las siguientes actividades:

§  Análisis de sistemas

§  Diseño de sistemas  

§  Terminación del proceso de desarrollo de sistemas:

-       Programación, Pruebas, Conversión, Producción y Mantenimiento

A)   ANALISIS DE SISTEMAS

Es el análisis de un problema que una organización tratará de resolver con un sistema de información. Consiste  en definir el problema, identificar sus causas, especificar e identificar los requerimientos de información que debe satisfacer una solución de sistemas.

El análisis de sistema podría incluir un estudio de factibilidad para determinar si esa solución sería factible, o alcanzable desde un punto de vista financiero, técnico y organizacional.

1.    ESTABLECIMIENTO DE REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN:

Los requerimientos de un nuevo sistema implican identificar quién necesita qué información, dónde, cuándo y cómo. El análisis de requerimiento define cuidadosamente los objetivos del sistema nuevo o modificado.

Un análisis de requerimiento defectuoso es la principal causa del fracaso de los sistemas y de los altos costos del desarrollo de los mismos, un sistema diseñado con base en un conjunto de requerimientos erróneos tendrá que ser desechado debido a su deficiente desempeño.

B)   DISEÑO DE SISTEMAS

El análisis de sistemas describe lo que un sistema debería hacer para satisfacer los requerimientos de información, y el diseño de sistemas muestra como cumplirá este objetivo el sistema. Es el modelo o plan general para el sistema en uso.

Cada diseño representa una mezcla única de componentes técnicos y organizacionales. Lo que hace que un diseño sea superior a otros es la facilidad y eficacia con que cumple con los requerimientos del usuario dentro de un conjunto especifico de restricciones técnicas, organizacionales, financieras y de tiempo.

1.    EL ROL DE LOS USUARIOS FINALES:

Los requerimientos de información del usuario dan la pauta para todo el proyecto de construcción del sistema. Trabajar en el diseño aumenta la comprensión y aceptación del sistema por parte del usuario.

C)   TERMINACIÓN DEL PROCESO DE DESARROLLO DE SISTEMAS

Son los pasos restantes del proceso de desarrollo de sistemas traducen las especificaciones de la solución establecidas durante el análisis y el diseño de un sistema.

Estos pasos consisten en:

§  Programación

§  Pruebas

§  Conversión

§  Producción y mantenimiento

1.    Programación

Son las características técnicas del sistema traducidas en códigos utilizando software que cumplan con los requerimientos de los nuevos sistemas.

Actualmente  muchas organizaciones compran a fuentes externas el software que cumplen los requerimientos para un nuevo sistema.

2.    Pruebas

Es un paso importante para determinar si el sistema produce los resultados correctos. Se divide en tres tipos:

Prueba unitaria; consiste en comprobar por separado cada programa del sistema

Prueba del sistema; comprueba el funcionamiento  en conjunto del sistema de información. Su propósito es determinar si los módulos independientes funcionaran juntos como se planteó y si realmente hay diferencias entre la marea que el sistema trabaja y la manera en que fue concebido

Prueba de aceptación; proporciona la certificación final de que el sistema está listo para usarse en una situación de producción.

3.    Conversión

Es el proceso de transformación o cambio de un sistema antiguo  a uno nuevo. Pueden emplearse cuatro estrategias de conversión:

§  La estrategia en paralelo, que el sistema anterior y su reemplazo potencial se ejecutan durante un tiempo hasta que todos en la organización estén seguros de que el nuevo función correctamente

§  La estrategia de conversión directa: reemplaza el sistema anterior con el nuevo en un día designado

§  La estrategia en estudio piloto,  presenta el nuevo sistema a solo un área limitada de la organización como un solo departamento o unidad operativa.

§  La estrategia de enfoque por fases; introduce el nuevo sistema en etapas ya sea por funciones o por unidades organizacionales.

4.    Producción y Mantenimiento

Es el funcionamiento del sistema a la cual los usuarios y especialistas técnicos revisaran para determinar que tan bien ha cumplido con sus objetivos originales.

Después que el sistema se ha puesto a punto, necesitara mantenimiento mientras está en producción para corregir errores, cumplir con los requerimientos y mejorar la eficacia de producción

D)   METODOLOGIAS ESTRUCTURADAS Y ORIENTADAS A OBJETOS

Entre los más importantes tenemos:

1.    Metodologías estructuradas

Generalmente usadas para documentar, analizar y diseñar sistemas de información. Se refiere a que las técnicas se aplican paso a paso, y cada paso se construye con base en el anterior. 

Los métodos de desarrollo estructurado se orientan a procesos, enfocándose principalmente en modelar los procesos o acciones, que capturan o almacenan, manipulan y distribuyen los datos a medida que fluyen a través de un sistema

El diagrama de flujo de datos (DFD) es la principal herramienta para representar los procesos de los componentes de un sistema y el flujo de datos que se originan entre ellos.

2.    Desarrollo orientada a objetos

Considera el objeto como la unidad básica del análisis y diseño de sistemas. Un objeto combina datos y los procesos específicos que operan sobre estos datos. Los datos encapsulados en un objeto solo se pueden acceder y modificar mediante las operaciones, o métodos, asociados con ese objeto. En lugar de pasar datos a los procedimientos, los programas envían un mensaje para que un objeto realice una operación que ya está incorporada en él.

El modelado orientado a objetos se basa en los conceptos de clase y herencia.

E)   INGENIERIA DE SOFTWARE ASISTIDA POR COMPUTADORA (CASE)

Llamado también Ingeniería de sistemas aislada por computadora, Es la automatización de metodologías paso a paso para el desarrollo de software y de sistemas para reducir la cantidad de trabajo repetitivo que el diseñador necesita hacer.

Las herramientas CASE se basan en PC con capacidades graficas robustas, proporcionan medios gráficos automatizados para producir gráficas y diagramas, generadores de pantallas e informes, etc. Tratan de aumentar la productividad y la calidad al hacer lo siguiente.

§  Aplican una metodología de desarrollo estándar e imponen disciplina en el diseño.

§  Mejora la comunicación entre los usuarios y los especialistas técnicos.

§  Organizan y correlacionan los componentes de diseño, y proporciona acceso rápido a ellos a través de un repositorio de diseño.

§  Automatizan las partes tediosas y propensas a error del análisis y el diseño.

§  Automatizan la generación de código y prueban y controlan la implementación.

Las herramientas CASE para el front End se enfocan en la captura de la información para el análisis y el diseño en las primeras etapas de desarrollo de sistemas, enlazan automáticamente los elementos de datos con los procesos en que se usan.

13.3 METODOS ALTERNATIVOS PARA LA CONSTRUCCION DE SISTEMA

Los sistemas difieren en cuanto a tamaño, complejidad, tecnología y problemas organizacionales que están destinados a resolver.                                           

Existen métodos para la construcción de sistemas que están destinados a ocuparse de estas diferencias.

A)   EL CICLO DE VIDA TRADICIONAL DE LOS SISTEMAS

Es el método más antiguo para construir sistemas de información Es un enfoque por fases para construir un sistema, que divide el desarrollo de los sistemas en etapas formales:

a)           Las actividades de los usuarios finales:

Están limitados a proporcionar los requerimientos de información y a revisar el trabajo del personal técnico.

b)           Los especialistas de SI:(Son los especialistas técnicos, analistas de sistemas y programadores)

Ellos son los responsables de gran parte del trabajo de análisis, diseño e implementación de sistemas.

El método del ciclo de vida tampoco es conveniente para muchos sistemas  pequeños de escritorio que, por lo general, son menos estructurados y más individualizados.

B)   CREACION DE PROTOTIPOS

Es una construcción rápida y económica de un sistema experimental para que lo evalúen los usuarios finales interactuando, con el prototipo avalado por los usuarios puede servir  de plantilla para crear el sistema definitivo,  Su propósito es el de servir de modelo preliminar.

El prototipo es una versión funcional de un sistema de información o de parte de este, pero su propósito es servir como proceso de construir un diseño preliminar, probarlo, refinarlo y probarlo de nuevo se le ha denominado proceso Iterativo de desarrollo de sistemas.

La creación de prototipos reemplaza las repeticiones del trabajo no planeadas con la iteración planeada, ya que en cada versión refleja con más precisión los requerimientos de los usuarios.

1.    Pasos en la creación de prototipos

Para el Proceso de creación de prototipos

a)    Paso 1: Identificación de los requerimientos básicos

El diseñador trabaja con el usuario únicamente el tiempo necesario para captar sus necesidades básicas de información.

b)   Paso 2: Desarrollo de un prototipo funcional o inicial

El diseñador del SI crea rápidamente un prototipo funcional, usando herramientas para la generación rápida de software.

c)    Paso 3: Uso del prototipo

Se estimula al usuario a trabajar con el sistema para determinar que tan bien satisface sus necesidades y que haga sugerencias para mejorarlo.

d)   Paso 4: Revisión y mejora del prototipo

El constructor del sistema toma nota de todos los cambios que el usuario solicita y a continuación mejora el prototipo.

Después de las modificaciones al prototipo, el ciclo regresa al paso 3. Los pasos 3 y 4 se repiten hasta que el usuario este satisfecho.

Cuando ya no se requiere una ninguna iteración, el prototipo aceptado se vuelve un prototipo funcional

2.    VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA CREACION DE PROTOTIPOS  

§  VENTAJA:

Una de las principales ventajas es  especialmente útil para el diseño de la interfaz del usuario final.

Favorece a que los usuarios finales se involucren bastante a lo largo del proceso de desarrollo de sistemas y que satisfagan sus requerimientos.

§  DESVENTAJAS:

Debido a la creación apresurada de prototipos puede omitir pasos esenciales en el desarrollo de sistemas.

Puede que no procesen fácilmente grandes cantidades de datos o no soporte una gran cantidad de usuarios en un entorno de producción.

C)   DESARROLLO POR PARTE DEL USUARIO FINAL

Los usuarios finales pueden desarrollar  SI con poca o ninguna ayuda formal de los especialistas técnicos.

Algunas herramientas de software clasificados como lenguajes de Cuarta Generación que tienden a ser no procedurales que los lenguajes convencionales  de programación.es decir que no necesitan proporcionar a la computadora los pasos de que hacer o cómo hacerlo. Solo especificar que se tiene que realizar la tarea.

En La siguiente tabla muestra las herramientas ordenadas en términos de facilidad para uso de usuarios finales que no tienen conocimiento de programación.

A continuación detallamos las siete categorías de CUARTA GENERACION:

CATEGORIAS DE LENGUAJES DE CUARTA GENERACION 

La computación del usuario final también plantea riesgos organizacionales porque se da fuera de los mecanismos tradicionales de administración y control del Sistema de Informacional crearse los sistemas rápidamente, sin una metodología de desarrollo formal, la prueba y la documentación podrían no ser adecuadas. El control sobre los datos puede en sistemas ajenos al departamento de SI tradicional.

D)   PAQUETES DE SOFTWARE DE APLICACIONES Y SUBCONTRATACION

El software para la mayoría de los sistemas actuales no se desarrolla de manera interna sino que se requiere de fuentes externa. Las empresas pueden rentar el software a un proveedor de servicios de aplicaciones,  pueden comprar un paquete de software a un fabricante comercial o pueden encargar el desarrollo  de una aplicación personalizada a una empresa de subcontratación externa.

E)   PAQUETES DE SOFTWARE DE APLICACIONES

Hay muchas aplicaciones comunes para todas las empresas por ejemplo, Nominas, cuentas por pagar, cuentas de mayor control de inventario, para dichas funciones universales con procesos estandarizados que no cambian mucho con el tiempo.

Si un paquete de software de aplicaciones puede cumplir con la mayoría de los requerimientos de una organización, la compañía no tiene que escribir su propio software. La compañía puede ahorrar tiempo y dinero usando los programas de software ya escritos, diseñados y probados del paquete de programas.

Los fabricantes de paquetes proporcionan gran parte del mantenimiento continuo y soporte técnico para el sistema, incluyendo las mejoras para mantener al sistema actualizado con los desarrollos técnicos y de negocios.

Si una organización tiene requerimientos únicos que el paquete no satisface, muchos paquetes incluyen capacidades de personalización.

Cuando se desarrolla un sistema utilizando un paquete de software de aplicaciones, el análisis incluirá un proyecto de evaluación del paquete.

 Los criterios de evaluación más importantes son las funciones proporcionadas por el paquete:

•         Flexibilidad                        

•           Requerimiento de BD

•         Facilidad de uso para el usuario -Documentación

•         Recursos de hardware y software

•         Esfuerzo de instalación y mantenimiento

•         Calidad de fabricante y costo

F)   SUBCONTRATACION

FORMAS DE SUBCONTRATACION:

•         Las compañías suscriptoras podrían usar el software y el hardware de computo proporcionados por los proveedores de servicios de aplicaciones (ASPs) que son una forma de subcontratación.

•         Una compañía podría contratar a un proveedor externo para que diseñe y elabore el software del sistema, pero esa compañía operaria el sistema en sus propias computadoras.

El proveedor de la subcontratación podría ser nacional o encontrarse en otro país.

La subcontratación se ha popularizado porque algunas organizaciones la perciben como más rentables que mantener su propio centro de computación o personal de sistemas de información.

No todas las empresas se benefician de la subcontratación y las desventajas de esta pueden crear graves problemas a las organizaciones si no las entienden y manejan de manera adecuada. Demasiadas empresas subestiman  los costos de identificar y evaluar a fabricantes de servicios de TI, hacer la transición a un nuevo fabricante y monitorear a los fabricantes para asegurarse de que estén cumpliendo con sus obligaciones. Estos costos ocultos reducen los beneficios previstos de la subcontratación.

13.4  DESARROLLO DE APLICACIONES PARA LA EMPRESA DIGITAL.

Las compañías están adoptando procesos de desarrollo más cortos e informales para una gran mayoría de sus aplicaciones de comercio electrónico y de negocios en línea, los procesos que proporcionan soluciones rápidas y no desestabilizan sus sistemas de procesamiento de transacciones y base de datos organizacionales esenciales, utilizar paquetes de software, proveedores de servicios de aplicaciones y otros servicios subcontratación, las empresas se están apoyando cada vez más en  técnicas de ciclo rápido como el diseño conjunto de aplicaciones, prototipos y componentes de software estandarizados que se pueden ensamblar en un conjunto completo de servicios paras el comercio electrónico y los negocios en línea.

A)   DESARROLLO RAPIDO DE APLICACIONES (RAD)

Proceso de crear sistemas funcionales en un periodo corto.

Incluye el uso de programación visual y otras herramientas para construir interfaces graficas de usuario, la creación de prototipos iterativos de elementos clave del sistema, la automatización de generación de código de programa.

B)   DISEÑO CONJUNTO DE APLICACIONES (JAD)

Técnica para acelerar la generación de requerimientos de información y para desarrollar el diseño inicial de sistemas.

El JAD reúne a los usuarios finales y especialistas de sistemas de información en una sesión interactiva para discutir el diseño del sistema.

LECTURA N°4

COMO SUBCONTRATAE CORRECTAMENTE: EVITE EQUIVOCARSE

 La principal motivación para la subcontratación de terceros la administración de tecnología es la creencia de que le ahorra dinero a una empresa, aunque existen otras razones: para acceder la experiencia en tecnología, para evitar gastos de capital en infraestructura que la empresa utiliza esporádicamente, para liberar de trabajo excesivo de personal interno, etc., las empresas subcontratistas están en el negocio para ganar dinero, argumentan que pueden realizar el trabajo de manera más efectiva y económica que el personal y así obtener una utilidad, afirman que cuentan con una economía de escala para reducir costos y experiencia que necesita una empresa.

La subcontratación de sistemas no es sencilla,  en la realidad un 50% de los subcontratos fallan, y un 17% son completos desastre entre ellos tenemos el caso Sprint-Nextel, que demandó a IBM (Proveedor de subcontratistas) argumentando que IBM había fallado en obtener ganancias de productividad y que debía a Sprint 119000 horas de trabajo, el acuerdo fue por 400 millones de dólares Sprint se asombró al saber que cuando se estableció el acuerdo no se valoró adecuadamente el trabajo de sus propios empleados de tecnología de información y cuando su subcontratista IBM valoró estos servicios y envió una cuenta a la administración de Sprint esta se sorprendió al ver el monto. Otro caso, se Sears Kamard rompió su acuerdo de subcontratación de 1600 millones de dólares con Computer Sciences Corporation (CSC) por causas justificadas, entablo una demanda contra Sears Kmart. El problema de que las empresas no se lleven bien con sus subcontratistas es la falla en las empresas en no valorar adecuadamente a su personal interno y para entender su propia estructura de costos.

Como acciones de acuerdos exitosos con IBM tenemos: Campbell Soup aunque la relación a pasado por periodos de tensión. – Ontario Pawer Generation (OPG) ha tenido una duradera relación de 1000 millones de dólares con la empresa consultora Capgemini la cual proporciona 80% de sus de sus servicios de TI a la empresa de generación de energía en este caso las empresas hicieron algo muy singular: establecieron una empresa conjunta para realizar el trabajo y comparten los riesgos y los beneficios, de esta manera ambas empresas tenían un incentivo para ahorrar dinero a OPG y realizar bien el trabajo. Los factores claves para una buena relación son la flexibilidad, la confianza el desempeño e incluso el auto sacrificio. No obstante las alianzas estratégicas exitosas tienen una lata probabilidad de fallar.

C)   DESARROLLO BASADO EN COMPONENTES Y SERVCIOS WEB.

Con la finalidad de agilizar más la creación de software, se han ensamblado grupos de objetos que proporcionan componentes de software para funciones comunes, como una interfaz gráfica.

Permite construir un sistema ensamblando e integrando componentes de software existentes. Nos ayuda a crear aplicaciones de comercio electrónico combinando componentes disponibles de manera comercial.

1.    SERVICIOS WEB Y COMPUTACIÓN ORIENTADA A SERVICIOS

El Lenguaje de Marcación Extensible (XML)y otros protocolos y estándares abiertos son medios reutilizables para los componentes de software.

Herramientas para construir nuevas aplicaciones de sistemas de información o mejorar los sistemas existentes.

Crean componentes de software que se distribuyen a través del Internet y proporcionan nuevas funciones para los sistemas existentes.

Realiza transacciones más complejas, verificación de crédito, adquisiciones o levantamientos de pedidos de productos.

13.5 LOGRO DE LA EXCELENCIA OPERATIVA: DISEÑO DE UN SISTEMA Y A) UNA BASE DE DATOS DE CAPACITACIÓN DE EMPLEADOS Y SEGUIMIENTOS DE HABILIDADES

§  conocimientos de software: Diseño de base de datos, elaboración de consultas e informes

§  conocimiento de negocios: Capacitación de empleados y seguimientos de habilidades.

Requieres un análisis de sistemas, que diseñe una solución de sistemas utilizando software de base de datos: Dirt Bikes se promueve como una empresa de aprendizaje, proporciona capacitaciones y cursos universitarios para ayudar a progresar en su carrera profesional. Y así mejorar y seguir el ritmo de producción.

Dirk Bikes no puede identificar a sus empleados, su base de datos de empleados existente se limita a datos básicos de recursos humanos, como el nombre del empleado, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección, número telefónico, estado civil puesto y salario, Aquí se lustra la base de datos. 

4.    MEJORA EN LA TOMA DE DESICIONES: USO DE SOFTWARE DE BASE DE DATOS PARA DISEÑAR UN SISTEMA DE CLIENETS PARA VENTAS DE AUTOMOVILES

§  conocimientos de software: Diseño de base de datos, elaboración de consultas e informes

§  conocimiento de negocios: contactos de ventas y análisis de clientes

Requiere que realice un análisis de sistemas y que a continuación una solución de sistema con software de base de datos.

Ace Auto Dealers se especializa en la venta de vehículos Subaru nuevos. La empresa se anuncia en periódicos locales y también aparece enlistada como distribuidor autorizado en el sitio Web Subadu y en otros sitios Web. La empresa se beneficia de una buena reputación local y del reconocimiento de marca, y es fuente principal de información.

Cuando un cliente potencial es atendido por un representante de ventas este rellena un formulario con los datos del cliente como; nombre dirección, número de teléfono, fecha de visita, marca y modelo de auto que está interesado, luego el vendedor ´pregunta de cómo se enero de la existencia de la empresa por web, periódico, o recomendación, y también anoa esta información en el formulario y si el cliente se decide realizar las compra el distribuidor emite una factura.

5.    LOGRO DE LA EXCELENCIA OPERATIVA: REDISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIOSA PARA ADQUISICIONES EN LA WEB

§  conocimientos de software: software navegador Web

§  conocimiento de negocios: adquisiciones

Requiere que replantee la manera en que debe rediseñarse un negocio cuando entra a la web.

Usted está a cargo de las compras de su empresa y con este propósito le gustaría recurrir a un sitio de comercio electrónico B2B Grainger.com (wwwgrainger.com). en un proceso de compras tradicional, el responsable de realizar las compras llena un formulario de requisición y lo envía para su aprobación con base en las reglas de negocias de la empresa. Cuando la requisición es aprobada, se envía el proveedor un pedido de compra con un número de identificación único. Al comprador le gustaría navegas por los catálogos del proveedor para comparar precios y características antes de colocar el pedido.

LECTURA N°5 (CASO DE ESTUDIO)

¿PUEDE LA RESERVA DE ESTADOS UNIDOS PAGAR CORRECTAMENTE A LOS SOLDADOS?

Ryan Kelly un soldado de la Reserva de Estados unidos regreso de Irak, a Texas una de las cosas que se tuvo que hacer fue pagarle más de 2200 dólares al ejército, un recibo de pago decía que el ejército le había pagado 22 días de mas, el sargento se enteró de que aun cuando había ganado una jubilación médica, el ejército continuo pagándole como soldado activo, como siempre el dinero fue deposito a su cuenta bancaria, ahora el ejército quería que devolviera el ejército. El ejército no negó que sus sistemas eran deficientes, en el 2005 se realizó una auditoria que arrojo irregularidades en los pagos de 14 % de los 24000 soldados que habían resultados heridos en  Irak o que habían sido evacuados por razones médicas. Estos soldados eran del ejército, la reserva y la guardia nacional, a algunos se les había reducido el sueldo a otros se les había pagado más. La oficina de contabilidad del gobierno (GAO) de Estados unidos dijo que algunos de los soldados recibieron un pago mayor fueron notificados, a otros simplemente se les dejo de pagar , en el caso del sargento Kelly el sistema de pagos no estaba actualizado con la última información sobre sus status .

La GAO también detecto que soldados no heridos estaban recibiendo regularmente pagos inexactos a consecuencia de las diferentes etapas de sus despliegues y redespliegues. La GAO descubrió problemas en los sistemas de nóminas y personal en todas las operaciones del Ejército, pero presto atención con lo relacionado con la Reserva. Antes del 2004 el Servicio de Finanzas y contabilidad de la Reserva (DFAS) utilizaba un sistemas Pagos denominados Sistema Conjunto de Pagos de la Defensa (DJMS) constaba en sistemas separados por los soldados en activos y los de las reservas. . el componente de la reserva se encargaba de la administración de la nómina, pero el sistema necesitaba información del sistema del personal, conocido como sistema de Software de aplicación a Nivel Regional y ambos sistemas no estaban bien integrados. Los soldados que habían sido movilizados en 2002 y 2003 sufrieron algún tipo de error en sus pagos debido a la falta de compatibilidad entre sistemas de nómina y sistema de personal. El sistema de Software de Aplicación a Nivel Regional basado en la Web mantenía un registro de la participación de los reservistas en sus ejercicios. La integración de los sistemas mejoro con el paso de los años, pero en realidad nunca logro un nivel aceptable. El lenguaje de cómputo con que  se escribió el DJMS era hace así 40 años. Era complicado realizar algún cambio debido a su antigüedad y cualquiera corrección podía dañar el sistema .el software carecía incluso de la flexibilidad para dar seguimientos a los cambios en las tasa impositivas estatales. En el 2006 el ejército aun esperaba un nuevo sistema de pagos integrado para las Fuerzas Armadas denominado Sistema integrado  de Recursos Humanos Militares de la Defensa (DIMHRS), tenía un atraso de 3 años, el subsecretario comisionado de la defensa  para transformación de negocios indico que “la rotación en la dirección origino una falta de conciencia y compresión sobre las metas del programa” una vez que entre en funcionamiento , el DIMHRS podría manejar todos los procesos de personal y de pagos y compartir sus datos con 500 aplicaciones, los constructores del Sistema eligieron Oracle/Peoplesoft para reemplazar 79 diferentes sistemas heredados que se utilizan e toda la milicia de Estados Unidos, por sistema simplificado y unificado.

Los sistemas de disposición de las DFAS tenían capacidad para manejar cambios en los niveles de pago para una unidad completa a través de actualizaciones masivas. Sin embargo los cambios en los pagos no siempre eran directos. Lamentablemente el sistema solo podía manejar incrementos de pago por periodos de 30 días y eliminaban los derechos al final de cada mes. La DFAS recurría a soluciones temporales para resolver esta clase de problemas, por ejemplo, una oficina de finanzas en Kuwait mantenía los nombres de soldados con derechos a pagos por comisiones peligrosas en base de datos Microsoft Access. En el 2004 DFAS presento una solución provisional denominada Nomina de Compatibilidad Anticipada (FCP) hasta  que se termina una solución de sistemas más completa. La FCP proporciono para el proceso de movilización de los soldados llamados al servicio activo., un administrador de pagos podía utilizar un navegador Web para revisar estas órdenes de movilización. Se tomaba una solicitud  rellenando datos pertinentes para luego, solo entonces se transmitían los dato en un lote nocturno a la base de daros de Microsoft SQL Server 2000en las oficinas centrales de la reserva, este servidor formateaba los datos para que el sistema de nómina de la reserva pudiera procesarlos, después de crear este sistema el  Ejercito alcanzo un índice de éxito de 97% en el pago sin errores a los soldados durante el primer mes de su despliegue, la actualización del sistema de personal avanzo lentamente porque los derechos no eran fijos. El DIMHRS es solo un segmento de un proyecto de modernización de sistemas de negocios a gran escala del departamento de la  Defensa.

Ahora la puesta en funcionamiento se programado para el año 2008, cuando DIMRS por fin entre en operación será la implementación del software de recursos humanos más grande del mundo